２０１７年５月３０日より個人情報保護法が改正され、マンション管理組合も、この改正法のもとで適用対象となりました。
改正前までは、個人情報を取り扱う数が５０００以下である事業者は対象外でしたが、改正法では、この条件が廃止されて事業者だけでなく自治会や同窓会といった、営利目的の事業者だけでなく、マンション管理組合も適用対象となります。
そもそも個人情報保護法の趣旨とは、事業者にとってのリスト集め等の有益情報の利便性を認めつつ、個人の情報による不測の事態を防止するための規制を目的とするために法律が施行されました。
つまり、この個人情報保護法は、個人情報の提供の利用を完全に規制する法ではなく、ルールに従って有益に利用しましょうということになります。
ある意味、今までのマンション管理組合の個人の情報は、規制のない情報として扱って良かったということになります。
ですから、個人情報の有益性の利用に対して規制をもたらした個人情報保護法を改正により、マンション管理組合の個人情報も注意して扱いましょうということになります。
マンション管理組合としての個人情報の扱いとして注意することは…
個人情報を取得した場合には、その利用目的を知らせる必要があります。
例えば、居住者名簿を作成するといったことには、利用目的をあらかじめ、お知らせする努力が必要となります。
また、個人情報を保護するためのルールも必要となり、情報が漏えいしないように安全に保管する必要があります。
さらに、この法律の重要事項と言える規制が、個人情報を本人以外の第三者に渡すときは、原則的に、本人の同意を得ることです。
それは、マンション管理組合の個人情報を管理会社へ提供する場合にも、この法の適用を受けます。
最近の居住者の高齢化が進み、安否確認のため、管理会社が情報の提供を受ける場合がありますが、この情報提供の利用目的についても、居住者へ知らせる必要があります。
また逆に、高齢者把握の管理会社からの利便性を受けるために、居住者側から個人情報の発信を行うことも法律により定められています。
それは、本人からの請求に応じて、個人情報を開示、訂正等をすることができます。
本人対して利用目的が知らされ、その後、居住者から訂正を求めることができます。
また、改正にあたって要配慮個人情報について定められました。
要配慮個人情報とは、本人の人種、信条、社会的身分、病歴、犯罪の経歴等のことをいい、センシティブ情報を取得することが原則として禁止されます。
マンション管理組合としても管理費等の滞納者の情報や高齢者の生活情報もセンシティブ情報となるため、扱いには注意が必要となります。
管理会社へ委託を行うマンション管理組合は、この個人情報をどのように扱えば良いのか管理会社やマンション管理士に相談してみては、どうでしょうか！？