理事会とは管理組合業務を行う執行機関

理事会の役割

最高意思決定機関である総会で意思決定を行ったあと、理事会が執行機関となり運営を進めます。

マンションでの維持管理には多くの課題があり、その課題に対して、度々臨時総会を開催して意思決定するには費用対効果が良くありません。

そこで組合員の中から代表者を選任し、総会の決定事項等の一定の範囲内で業務を執行してもらいます。

理事会を構成する役員には理事、監事があり、理事の互選などにより理事長、副理事長を決め、また、各理事が会計、広報、修繕等の役割担当を持つといった組織で構成されます。

理事長は理事会を代表し、管理組合を代表します。書類や印鑑等の保管、管理規約に定められた職務の遂行、総会での決定事項の執行等を行います。理事長が事故や病気等で業務を遂行できない場合は副理事長が代理します。

監事は理事会運営に対し、客観的に監査します。主に管理組合の財産状況の会計監査と事業計画等の業務実行の監査となります。なお、監事は理事会に意見を述べることはできますが決議に加わることはできません。

役員の任期は主に輪番制で１，２年でしょう。交代の際に旧役員から新役員に書類を手渡すだけでは懸案事項が伝わらず、組合運営の継続性が保たれません。

任期を２年とし、１年ごとに半数を改選することが良いでしょう。

また、引継ぎ書類の一覧表を作るなど引継ぎルールを作成し、懸案事項を新役員に移行できるように継続性を保ちましょう。

このようなルールがないまま新役員に引継ぎしてしまうと各新役員が１からの組合運営となり、時間の無駄となり、安定的な組合運営ができません。

居住者の高齢化、賃貸経営の外部オーナーの増加、空き家の増加、居住者の本業での忙しさなどを理由に役員のなり手がいない問題があります。

管理組合会計に余裕があるようなマンションでは役員に報酬を支払い、引き受け手を確保するところもあります。

居住者の本業の忙しさを理由に拒否するような場合は新役員への順番が来ても引き受けない人が多くいることを回覧等で訴えることをし、普段から居住者へ啓蒙を行うとよいでしょう。

その他、規約で理事の条件が現に居住する区分所有者の場合は規約を変更し、区分所有者と同居する配偶者、子、親などに理事の条件を広げたり、場合によっては賃借人等の占有者、不在所有者に広げることもあります。また、マンション管理士など外部の専門家に役員に就任してもらうことも規約変更上、問題はありません。