今期、役員の輪番制により理事になりました。
「えっ？どうしたらよいの？なにするの？仕事で参加できないよー。」なんて言葉が聞こえてきそうな管理組合の役員への就任。
理事会は、おおよそ毎月行われ、少なくとも数カ月毎に１回行われることが通常です。
年に１回だったりやほとんど開催されてない、理事会自体が機能していないなんて場合は、管理上、大変な問題となりますのでご注意を…。
では、具体的に理事会ではどのようなことをするのでしょうか！？
管理組合は、マンション区分所有者で構成され、マンションの共用部分の維持管理を行ったり、共同生活の上での使用上の必要事項を周知し、徹底します。
その決定は、総会での合意形成の場で区分所有者が集まり、決定されます。
総会は、維持管理等の方向性が決められる重大なイベントとなります。
その前提にあるのが理事会です。
理事会では、管理組合から選ばれた役員が先行して様々な問題に対して検討、素案を提案して総会での意思決定の場へ持っていきます。
当然、総会を開くまでもなく、権限により問題に対応することにもなります。
では、その重要な総会に対しての理事会の責任、業務等は、どのようなものなのでしょうか！？
まずは！月次報告の確認は重要でしょう。
現状のマンションでは、管理業者への委託が一般的です。
毎月の管理費、修繕積立金の収支の報告は、管理業者からの支援、報告を受け、理事会での確認作業を行うことになります。
管理費等の滞納問題や各種保守点検（法定点検の実施は必須です）の実施等の管理状況を理事は把握しなければいけません。
管理組合の説明責任と言うべきでしょうか、総会では予算や決算の承認を必要となります。
きちんと説明責任を理事が果たすためには、このような毎月の収支を把握しなければいけません。
次に重要なことは、適切に維持管理されているか！となります。
ハード面となる建物上や設備上の管理がしっかりと行われているのかが理事会としては把握する必要があります。
経常的に計画されている修繕だけでなく、突発的（漏水事故や設備の故障）な問題に理事会は対応することになります。
このような問題に対しては、早急に対応しなければいけません。
そのような場合に、臨時総会を開催し、合意形成を待って行う、猶予はありません。
そこで、理事会に与えられた範囲での権限を行使しなければいけません。
それは、重要な決定となることでしょう。
どうでしょう？
新任役員としては、責任が重いと感じてしまったでしょうか？
しかしながら理事会での維持管理上の役割は、責任が重いのは、本当で嘘のつきようがありません。
ですから、管理組合員から疑念を持たれぬよう議事録等によって、
透明性をもって運営することポイントとなることでしょう。
以上、簡単ではありますが理事会について説明させて頂きました。
ご参考になればと思います。